Top 12 Red Flags bei IT-Ausschreibungen

Letzte Aktualisierung: März 2026 | Lesezeit: ca. 11 Min.

Nicht jede Ausschreibung ist es wert, ein Angebot zu schreiben. Erfahrene Bieter wissen das — aber die meisten IT-Dienstleister lernen es auf die harte Tour: nach Wochen investierter Arbeit in ein Angebot, das von Anfang an keine Chance hatte. Eine Ausschreibung, die auf den Incumbent zugeschnitten war. Ein Zeitplan, der nur für den informierten Anbieter machbar war. Vertragsbedingungen, die kein kaufmännisch denkender Mensch akzeptieren kann. Die gute Nachricht: Die Warnsignale sind erkennbar — wenn man weiß, worauf man achten muss. Dieser Artikel zeigt Ihnen die 12 häufigsten Red Flags bei öffentlichen IT-Ausschreibungen und wie Sie in 10 Minuten entscheiden, ob sich die Angebotsabgabe lohnt.

---

Warum Red Flags erkennen bares Geld spart

Die Angebotsabgabe auf eine öffentliche IT-Ausschreibung ist kein Nebenbei-Geschäft. Rechnen Sie realistisch: Je nach Komplexität investieren Sie 40 bis 80 Stunden in ein Angebot — Ausschreibungsanalyse, Konzepterstellung, Kalkulation, Referenzaufbereitung, Formulararbeit, Qualitätssicherung. Bei einem internen Stundensatz von 85 EUR entspricht das 3.400 bis 6.800 EUR pro Angebot.

Dazu kommen die Opportunitätskosten: Die Stunden, die Ihre Projektleiter und Fachberater in das Angebot stecken, fehlen bei der Leistungserbringung für zahlende Kunden. Oder bei der Bearbeitung einer anderen Ausschreibung, die Sie tatsächlich hätten gewinnen können.

Bei einer durchschnittlichen Zuschlagsquote von 20 bis 25 Prozent — und das ist für etablierte Bieter bereits ein guter Wert — verlieren Sie drei von vier Angeboten. Das ist normal und eingepreist. Aber unter diesen Verlierern gibt es eine besondere Kategorie: Ausschreibungen, die Sie nie hätten gewinnen können. Der Auftrag war de facto vergeben, bevor die Bekanntmachung veröffentlicht wurde. Die Anforderungen waren so formuliert, dass nur ein bestimmter Anbieter sie erfüllen konnte. Oder die Rahmenbedingungen waren so toxisch, dass ein Zuschlag wirtschaftlich keinen Sinn ergeben hätte.

Wenn Sie nur eine von fünf aussichtslosen Ausschreibungen frühzeitig erkennen und die eingesparte Zeit in ein besseres Angebot investieren, liegt der ROI dieser Entscheidung bei mehreren zehntausend Euro pro Jahr.

Die 12 häufigsten Red Flags — und was sie bedeuten

Red Flag 1: Die Leistungsbeschreibung passt verdächtig genau auf einen bestimmten Anbieter

Das klassische Incumbent-Signal. Die Leistungsbeschreibung liest sich nicht wie eine funktionale Anforderung, sondern wie eine Produktbeschreibung — und zwar die des Systems, das der aktuelle Dienstleister bereits betreibt.

Wie es aussieht: „Weiterentwicklung des bestehenden IAM-Systems auf Basis von ForgeRock Identity Platform mit Integration in die vorhandene ServiceNow-ITSM-Umgebung." Oder: „Der Auftragnehmer muss Erfahrung in der Betreuung von mindestens drei SAP S/4HANA-Migrationen mit dem Tool XY der Firma Z nachweisen."

Warum es gefährlich ist: Wenn die Leistungsbeschreibung die Technologie-Entscheidung bereits vorwegnimmt, ist der Wettbewerb faktisch eingeschränkt. Der Auftraggeber hat — bewusst oder unbewusst — die Ausschreibung so formuliert, dass der bisherige Anbieter einen strukturellen Vorteil hat. Sie können zwar mitbieten, aber Sie starten mit einem erheblichen Nachteil: Sie kennen das bestehende System nicht, haben keine Dokumentation und können den Aufwand nicht realistisch kalkulieren.

Was Sie tun können: Prüfen Sie die Vorinformationsbekanntmachungen und frühere Aufträge desselben Auftraggebers auf TED oder dem Vergabemarktplatz. Wenn der gleiche Anbieter den Vorgängervertrag hatte und die Leistungsbeschreibung wie ein Produkthandbuch klingt, sollten Sie sich die Angebotsabgabe sehr genau überlegen. Nutzen Sie den Bieterfragen-Prozess, um auf produktneutrale Formulierungen hinzuwirken — das ist Ihr Recht nach dem Vergaberecht.

Red Flag 2: Unrealistisch kurze Angebotsfristen

Die Vergabeverordnung (VgV) sieht Mindestfristen vor: 30 Tage ab Absendung der Bekanntmachung im offenen Verfahren, 15 Tage für die Angebotsabgabe im nicht offenen Verfahren nach Aufforderung. Das sind Mindestfristen — bei komplexen IT-Ausschreibungen sollten es deutlich mehr sein.

Wie es aussieht: Eine Ausschreibung für ein mehrjähriges IT-Outsourcing mit einem Auftragsvolumen von 5 Millionen Euro, die Ihnen 18 Kalendertage für die Angebotsabgabe gibt. Oder eine Rahmenvereinbarung für Softwareentwicklung mit umfangreicher Konzeptanforderung und einer Frist von 20 Tagen — über Weihnachten.

Warum es gefährlich ist: Kurze Fristen begünstigen den Bieter, der vorab informiert war und bereits an seinem Angebot arbeiten konnte, bevor die Ausschreibung veröffentlicht wurde. Selbst wenn kein Vorabinformationsverstoß vorliegt — eine knappe Frist bedeutet, dass Sie unter Zeitdruck ein qualitativ schlechteres Angebot abgeben. Und Qualitätsmängel kosten Wertungspunkte.

Was Sie tun können: Vergleichen Sie die gesetzte Frist mit der Komplexität der Anforderung. Bei komplexen Ausschreibungen können Sie über den Bieterfragen-Prozess eine Fristverlängerung beantragen. Wenn die Frist offensichtlich unangemessen kurz ist, kann das ein Vergaberechtsverstoß sein, den Sie im Rahmen eines Nachprüfungsverfahrens rügen können.

Red Flag 3: Unverhältnismäßig hohe Eignungsanforderungen

Eignungskriterien müssen in einem angemessenen Verhältnis zum Auftragsgegenstand stehen. Das schreibt § 122 Abs. 4 GWB vor. In der Praxis wird diese Verhältnismäßigkeit aber regelmäßig strapaziert.

Wie es aussieht: Mindestjahresumsatz von 10 Millionen Euro für einen Auftrag mit einem Jahresvolumen von 500.000 Euro. Fünfzehn Referenzprojekte für einen Vertrag über 200.000 Euro. ISO 27001 auf Basis von BSI IT-Grundschutz plus ISO 20000 plus TISAX für ein einfaches Softwareentwicklungsprojekt.

Warum es gefährlich ist: Überhöhte Eignungsanforderungen schließen den Mittelstand systematisch aus. Wenn die Anforderungen so hoch sind, dass nur drei oder vier Großanbieter in Frage kommen, ist der Wettbewerb faktisch eingeschränkt — und Ihre Gewinnchancen als KMU sind minimal. Selbst wenn Sie die Anforderungen im Wege der Eignungsleihe erfüllen könnten, stellt sich die Frage, ob der Aufwand im Verhältnis zur Erfolgswahrscheinlichkeit steht.

Was Sie tun können: Prüfen Sie, ob die Eignungsanforderungen verhältnismäßig sind. Als Faustregel: Der Mindestjahresumsatz sollte das 1,5- bis 2-fache des jährlichen Auftragsvolumens nicht überschreiten. Mehr als 3 bis 5 Referenzen sind bei den meisten Aufträgen nicht erforderlich. Wenn die Anforderungen unverhältnismäßig erscheinen, rügen Sie das im Bieterfragen-Prozess.

Red Flag 4: Bewertungskriterien mit extremer Preisgewichtung

Die Zuschlagskriterien entscheiden über Sieg oder Niederlage. Wenn der Preis mit 70 oder 80 Prozent gewichtet wird und die Qualität nur mit 20 oder 30 Prozent, befinden Sie sich in einem reinen Preiskampf.

Wie es aussieht: „Zuschlagskriterien: Preis 80 %, Qualität des Konzepts 15 %, Qualifikation des Personals 5 %." Oder die Bewertungsmethodik für das Konzept ist so grob (nur drei Bewertungsstufen: 0, 5, 10 Punkte), dass eine qualitative Differenzierung faktisch unmöglich ist.

Warum es gefährlich ist: Bei extremer Preisgewichtung können Sie sich noch so viel Mühe mit dem Konzept geben — wenn ein Wettbewerber einen Stundensatz von 75 EUR bietet und Sie 95 EUR, ist das Rennen gelaufen. Das treibt die Stundensätze auf ein Niveau, bei dem kein Qualitätspersonal mehr finanzierbar ist. Und es bedeutet: Ihr Wettbewerbsvorteil — bessere Berater, bessere Methodik, bessere Erfahrung — wird nicht honoriert.

Was Sie tun können: Entscheiden Sie vorab, ob Sie bereit sind, im Preiskampf mitzubieten. Wenn Ihre Kalkulation einen Stundensatz unter 80 EUR nicht hergibt, werden Sie bei 80 % Preisgewichtung gegen die Großen und die Body-Shops verlieren. Investieren Sie Ihre Angebotsressourcen lieber in Ausschreibungen mit mindestens 40 bis 50 Prozent Qualitätsgewichtung.

Red Flag 5: Vage oder widersprüchliche Leistungsbeschreibung

Eine gute Leistungsbeschreibung definiert klar, was geliefert werden soll, in welcher Qualität, in welchem Zeitrahmen und nach welchen Abnahmekriterien. Eine schlechte Leistungsbeschreibung lässt all das offen — und verlagert das Risiko auf den Auftragnehmer.

Wie es aussieht: „Der Auftragnehmer unterstützt die IT-Abteilung bei der Digitalisierung der Verwaltungsprozesse." Ohne Scope-Definition, ohne Mengengerüst, ohne Abnahmekriterien. Oder: In Abschnitt 3 steht, dass agile Methodik gefordert ist, während Abschnitt 7 einen klassischen Meilensteinplan mit Festpreisen verlangt.

Warum es gefährlich ist: Eine vage Leistungsbeschreibung führt unweigerlich zu Scope Creep. Der Auftraggeber wird nachträglich Leistungen einfordern, die Sie nicht kalkuliert haben — und sich dabei auf die breite Formulierung in der Leistungsbeschreibung berufen. Noch problematischer: Manchmal ist die Vagheit beabsichtigt. Nur der Incumbent versteht, was wirklich gemeint ist, weil er das System seit Jahren betreut. Alle anderen bieten ins Blaue hinein.

Was Sie tun können: Nutzen Sie den Bieterfragen-Prozess aggressiv. Stellen Sie konkrete Fragen zu Scope, Mengengerüst, Abnahmekriterien und Verantwortungsabgrenzung. Wenn die Antworten genauso vage bleiben wie die Leistungsbeschreibung, ist das ein weiteres Red Flag. Kalkulieren Sie Risikozuschläge ein — oder lassen Sie die Ausschreibung links liegen.

Red Flag 6: Fehlende oder unrealistische Zeitplanung

Der Zeitplan in einer Ausschreibung verrät viel über die Professionalität des Auftraggebers — und über die Machbarkeit des Projekts.

Wie es aussieht: „Migration von 500 Arbeitsplätzen von Windows 10 auf Windows 11 inkl. Applikationsmigration innerhalb von 4 Wochen nach Zuschlag." Oder: „Go-Live des neuen ERP-Systems zum 01.01. des Folgejahres" — bei Zuschlagserteilung am 01.10.

Warum es gefährlich ist: Ein unrealistischer Zeitplan ist entweder ein Zeichen dafür, dass der Auftraggeber den Aufwand nicht versteht — oder dass der Incumbent bereits vorgearbeitet hat und den Zeitplan deshalb einhalten kann, während alle anderen Bieter scheitern würden. In beiden Fällen sitzen Sie in der Falle: Entweder Sie bieten auf einen Zeitplan, den Sie nicht einhalten können, oder Sie bieten einen realistischen Zeitplan und werden als nicht anforderungskonform ausgeschlossen.

Was Sie tun können: Fragen Sie im Bieterfragen-Prozess, ob der Zeitplan verbindlich ist oder ob eine begründete Abweichung zulässig ist. Prüfen Sie, ob der Auftraggeber in früheren, vergleichbaren Ausschreibungen ähnliche Zeitpläne gesetzt hat — und ob die Projekte dann auch tatsächlich im Zeitplan geblieben sind.

Red Flag 7: Vertragsbedingungen mit einseitiger Risikoverteilung

Die Vertragsbedingungen sind der Teil der Ausschreibung, den viele Bieter erst in der Kalkulationsphase genau lesen — zu spät, um noch auszusteigen. Achten Sie auf Klauseln, die das gesamte Projektrisiko auf den Auftragnehmer verlagern.

Wie es aussieht: Unbegrenzter Haftungsrahmen bei Schlechtleistung. Vertragsstrafen von 1 % des Auftragsvolumens pro Tag Verzug ohne Obergrenze. Keine Preisanpassung über eine vierjährige Vertragslaufzeit bei einem Rahmenvertrag für IT-Dienstleistungen. Einseitige Kündigungsrechte: Der Auftraggeber kann jederzeit kündigen, der Auftragnehmer nicht.

Warum es gefährlich ist: Bei den standardisierten EVB-IT-Verträgen ist die Risikoverteilung in der Regel ausgewogen. Aber viele Auftraggeber verwenden eigene Vertragsmuster oder modifizieren die EVB-IT-Bedingungen zu ihren Gunsten. Eine unbegrenzte Haftung bei einem IT-Projekt kann existenzbedrohend sein. Ein Rahmenvertrag ohne Preisanpassung über vier Jahre frisst bei steigenden Personalkosten Ihre Marge auf.

Was Sie tun können: Lesen Sie die Vertragsbedingungen vor der Angebotsabgabe vollständig. Kalkulieren Sie die Risiken ein — oder bieten Sie nicht. Im Bieterfragen-Prozess können Sie auf unangemessene Klauseln hinweisen, aber erwarten Sie nicht, dass der Auftraggeber sie ändert. Entscheiden Sie dann kaufmännisch: Können Sie das Risiko tragen?

Red Flag 8: Kein Bieterfragen-Prozess oder extrem kurze Frist dafür

Der Bieterfragen-Prozess ist Ihr wichtigstes Instrument, um Unklarheiten in der Ausschreibung zu klären und faire Wettbewerbsbedingungen einzufordern. Wenn dieser Prozess fehlt oder eingeschränkt wird, sollten Sie aufmerksam werden.

Wie es aussieht: Die Vergabeunterlagen enthalten keinen Hinweis auf die Möglichkeit, Bieterfragen zu stellen. Oder die Frist für Bieterfragen endet 3 Tage nach Veröffentlichung der Ausschreibung. Oder die Antworten auf Bieterfragen werden nicht allen Bietern zugänglich gemacht.

Warum es gefährlich ist: Ein Auftraggeber, der keine Bieterfragen zulässt oder den Prozess erschwert, will keine Transparenz. Das kann bedeuten, dass die Ausschreibung bewusst unklar formuliert ist — entweder um dem Incumbent einen Vorteil zu verschaffen oder um sich maximale Flexibilität bei der Auslegung der Leistungsbeschreibung zu sichern. Ohne Bieterfragen können Sie weder Unklarheiten klären noch auf vergaberechtliche Probleme hinweisen.

Was Sie tun können: Prüfen Sie, ob das Fehlen eines Bieterfragen-Prozesses vergaberechtswidrig ist — in der Regel hat der Auftraggeber eine Informationspflicht. Wenn ein Prozess existiert, aber die Frist unangemessen kurz ist, weisen Sie darauf in Ihren Bieterfragen hin und beantragen eine Verlängerung.

Red Flag 9: Der Auftrag ist eine Verlängerung eines laufenden Vertrags

Die „Nachfolgeausschreibung" ist eine der häufigsten Situationen im öffentlichen IT-Markt. Ein bestehender Vertrag läuft aus, und der Auftraggeber schreibt die Leistung neu aus. Formal korrekt — aber der Incumbent hat einen massiven strukturellen Vorteil.

Wie es aussieht: In der Bekanntmachung steht: „Nachfolgeausschreibung für den auslaufenden Rahmenvertrag [Aktenzeichen]." Die Leistungsbeschreibung bezieht sich auf ein bestehendes System, eine bestehende Infrastruktur, bestehende Prozesse. Die Transition von einem neuen Dienstleister wird als „vom Auftragnehmer zu erbringende Leistung" definiert — aber der Umfang der Transition wird nicht spezifiziert.

Warum es gefährlich ist: Der Incumbent kennt die Organisation, die Systeme, die Ansprechpartner, die informellen Prozesse und die realen Anforderungen — nicht nur die in der Leistungsbeschreibung stehenden. Er kann seinen Personalaufwand realistisch kalkulieren, während Sie schätzen müssen. Und er muss keine Transition durchführen, was ihm einen erheblichen Kostenvorteil gibt.

Was Sie tun können: Prüfen Sie, ob der Auftraggeber eine faire Transition vorgesehen hat — idealerweise mit einer bezahlten Transitionsphase und Dokumentationspflicht des Incumbents. Fragen Sie im Bieterfragen-Prozess nach Dokumentation der bestehenden Umgebung, Ticketvolumen, SLA-Erfüllungsquoten und anderen Daten, die Sie für eine realistische Kalkulation brauchen. Wenn der Auftraggeber diese Informationen verweigert, ist das Rennen wahrscheinlich gelaufen.

Red Flag 10: Zu viele Lose — oder gar keine Losaufteilung

Die Losaufteilung ist vergaberechtlich vorgeschrieben, um den Mittelstand zu schützen (§ 97 Abs. 4 GWB). In der Praxis wird dieses Gebot aber oft entweder ignoriert oder übererfüllt — beides zu Lasten der KMU.

Wie es aussieht: Ein IT-Outsourcing-Vertrag über 20 Millionen Euro ohne jede Losaufteilung — nur die ganz Großen können mitbieten. Oder das andere Extrem: Ein Rahmenvertrag für Softwareentwicklung, der in 15 Lose aufgeteilt wird, von denen jedes ein jährliches Volumen von 50.000 bis 80.000 Euro hat. Kein einzelnes Los rechtfertigt den Angebotsaufwand.

Warum es gefährlich ist: Keine Losaufteilung bedeutet, dass der Auftrag nur für Großunternehmen erreichbar ist — Ihre Gewinnchance als Mittelständler tendiert gegen Null. Zu viele Kleinlose bedeuten, dass der Angebotsaufwand in keinem Verhältnis zum Ertrag steht. Und bei Rahmenverträgen mit vielen Losen und vielen Zuschlagsempfängern pro Los kann es passieren, dass Sie den Zuschlag bekommen, aber nie einen Einzelabruf erhalten.

Was Sie tun können: Bei fehlender Losaufteilung können Sie das im Bieterfragen-Prozess rügen — der Auftraggeber muss die Nicht-Aufteilung begründen. Bei Kleinstlosen rechnen Sie den Business Case durch: Lohnt sich der Angebotsaufwand bei dem erwartbaren Abrufvolumen?

Red Flag 11: Geforderte Sicherheitsüberprüfungen, die Sie nicht haben

Sicherheitsüberprüfungen nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) sind bei vielen IT-Ausschreibungen im Bereich Bund, Verteidigung und Innere Sicherheit gefordert. Sie können aber nicht kurzfristig beschafft werden.

Wie es aussieht: „Der Auftragnehmer muss Personal einsetzen, das über eine erweiterte Sicherheitsüberprüfung (SÜ2) verfügt." Oder: „Sicherheitsüberprüfung nach § 9 SÜG (SÜ1) muss bei Vertragsbeginn vorliegen."

Warum es gefährlich ist: Eine SÜ1 dauert typischerweise 3 bis 6 Monate, eine SÜ2 kann 6 bis 12 Monate oder länger dauern. Eine SÜ3 dauert noch länger und ist nur in seltenen Fällen erforderlich. Wenn die Ausschreibung fordert, dass die Sicherheitsüberprüfung bei Vertragsbeginn vorliegen muss, und Sie haben sie noch nicht beantragt, können Sie den Auftrag nicht erfüllen — selbst wenn Sie den Zuschlag bekommen würden.

Was Sie tun können: Wenn Sie regelmäßig auf Ausschreibungen im sicherheitsrelevanten Bereich bieten wollen, beantragen Sie Sicherheitsüberprüfungen für Ihr Schlüsselpersonal proaktiv — bevor eine konkrete Ausschreibung es erfordert. Für die aktuelle Ausschreibung: Wenn Sie die geforderte Überprüfung nicht haben und die Frist bis Vertragsbeginn nicht ausreicht, lassen Sie die Ausschreibung aus.

Red Flag 12: Der Auftraggeber ist bekannt für Zahlungsprobleme

Nicht jeder öffentliche Auftraggeber zahlt pünktlich. Manche Kommunen und kommunale Eigenbetriebe haben chronische Liquiditätsprobleme. Und ein gewonnener Auftrag, für den Sie Ihr Personal einsetzen, aber kein Geld sehen, ist schlimmer als kein Auftrag.

Wie es aussieht: Das lässt sich nicht direkt aus der Ausschreibung ablesen. Aber: Wenn Sie sich in Ihrer Region oder Branche umhören, werden Sie schnell erfahren, welche Auftraggeber als Spätzahler bekannt sind. Auch Kreditauskunfteien können bei kommunalen Eigenbetrieben oder GmbHs in öffentlicher Hand Hinweise liefern.

Warum es gefährlich ist: Als IT-Dienstleister leisten Sie vor: Sie bezahlen Ihre Mitarbeiter monatlich, der Auftraggeber zahlt nach Abnahme — oft mit Zahlungsziel 30 Tage. Wenn aus 30 Tagen 90 oder 120 werden, finanzieren Sie den Auftraggeber. Bei einem Rahmenvertrag mit laufenden Abrufen kann das Ihre Liquidität ernsthaft belasten.

Was Sie tun können: Recherchieren Sie den Auftraggeber. Sprechen Sie mit anderen IT-Dienstleistern, die bereits für diesen Auftraggeber gearbeitet haben. Prüfen Sie, ob im Vertrag angemessene Zahlungsbedingungen vorgesehen sind — und ob der Auftraggeber sie auch einhält. Im Zweifel: Kalkulieren Sie einen Risikozuschlag für verspätete Zahlung ein.

Quick-Check Checkliste: Ausschreibung in 10 Minuten bewerten

Bevor Sie auch nur eine Stunde in die Angebotsbearbeitung investieren, gehen Sie diese Checkliste durch. Sie brauchen dafür nicht mehr als die Bekanntmachung und einen schnellen Blick in die Vergabeunterlagen.

Bewertung:

• 0 bis 2 Warnsignale (⚠️ oder ❌): Go — die Ausschreibung ist grundsätzlich fair und bearbeitbar.
• 3 bis 4 Warnsignale: Prüfen — analysieren Sie die kritischen Punkte genauer, bevor Sie mit der Angebotsbearbeitung beginnen.
• 5 oder mehr Warnsignale: No-Go — investieren Sie Ihre Ressourcen in eine bessere Ausschreibung.

Was tun, wenn Sie Red Flags entdecken?

Nicht jedes Red Flag ist ein automatisches No-Go. Die entscheidende Frage ist: Können Sie das Risiko managen — oder nicht?

Adressierbare Red Flags:

• Kurze Fristen: Fristverlängerung beantragen, Angebotsteam sofort mobilisieren.
• Hohe Eignungsanforderungen: Eignungsleihe nutzen, Bietergemeinschaft bilden.
• Vage Leistungsbeschreibung: Bieterfragen stellen, Risikozuschlag kalkulieren.
• Ungünstige Losaufteilung: Vergaberechtlich rügen, Bietergemeinschaft für große Lose.

Schwer adressierbare Red Flags:

• Incumbent-Lock-in: Nur mit deutlich besserem Preis oder disruptiver Lösung überwindbar.
• Extreme Preisgewichtung: Nur mit konsequenter Niedrigpreisstrategie — auf Kosten der Marge.
• Fehlende Sicherheitsüberprüfungen: Nicht kurzfristig lösbar.

No-Go Red Flags:

• Toxische Vertragsbedingungen: Unbegrenzte Haftung, keine Preisanpassung, einseitige Kündigung.
• Auftraggeber mit Zahlungsproblemen: Das Risiko lohnt sich nicht.

Eine strukturierte Risikoanalyse in der Angebotsphase hilft Ihnen, die richtige Entscheidung zu treffen. Investieren Sie 30 Minuten in die Bewertung, bevor Sie 60 Stunden in das Angebot stecken.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine auf den Incumbent zugeschnittene Ausschreibung vergaberechtswidrig?

Grundsätzlich ja. Das Vergaberecht fordert eine produktneutrale Leistungsbeschreibung (§ 31 Abs. 6 VgV). Wenn die Leistungsbeschreibung so formuliert ist, dass nur ein bestimmter Anbieter sie erfüllen kann, ohne dass dies durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt ist, liegt ein Vergaberechtsverstoß vor. Sie können das im Bieterfragen-Prozess rügen und — wenn der Auftraggeber nicht reagiert — ein Nachprüfungsverfahren einleiten. Allerdings: Der Nachweis ist oft schwierig, und ein Nachprüfungsverfahren kostet Zeit und Geld.

Sollte ich auch bei Red Flags mitbieten, um mich als Bieter zu etablieren?

Das hängt von Ihrer strategischen Situation ab. Wenn Sie erstmals bei einem bestimmten Auftraggeber bieten und die Ausschreibung nur leichte Red Flags zeigt, kann es sinnvoll sein, ein Angebot abzugeben — auch wenn die Gewinnchancen gering sind. Sie sammeln Erfahrung mit dem Auftraggeber, werden als Bieter wahrgenommen und lernen den Vergabeprozess kennen. Aber setzen Sie dann ein Budget für den Angebotsaufwand, und überschreiten Sie es nicht.

Wie viele Ausschreibungen sollte ich pro Jahr bearbeiten?

Das hängt von Ihrer Kapazität und Ihrem Ziel ab. Eine Faustregel: Ein IT-Unternehmen mit 30 bis 50 Mitarbeitern sollte nicht mehr als 15 bis 25 Angebote pro Jahr bearbeiten — und davon sollten mindestens 60 bis 70 Prozent eine realistische Gewinnchance haben. Lieber 15 gute Angebote als 30 mittelmäßige. Die Red-Flag-Prüfung hilft Ihnen, die aussichtsreichen Ausschreibungen zu identifizieren.

Kann ich gegen unfaire Ausschreibungsbedingungen vorgehen?

Ja, das Vergaberecht bietet Ihnen mehrere Instrumente. Der erste Schritt ist immer der Bieterfragen-Prozess: Weisen Sie auf problematische Bedingungen hin und fordern Sie Änderungen. Wenn der Auftraggeber nicht reagiert, können Sie vor Angebotsabgabe eine Vergaberüge einlegen. Und als letztes Mittel steht Ihnen ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer offen. Wichtig: Sie müssen Vergaberechtsverstöße unverzüglich rügen — wer bis nach der Zuschlagsentscheidung wartet, verliert sein Rügerecht.

Was sind die häufigsten Gründe, warum IT-Dienstleister trotz Red Flags mitbieten?

Die drei häufigsten Gründe: (1) Umsatzdruck — „Wir brauchen den Auftrag." (2) Hoffnung — „Vielleicht ist es dieses Mal anders." (3) Sunk-Cost-Denken — „Wir haben schon so viel Zeit investiert." Alle drei sind nachvollziehbar, aber kaufmännisch gefährlich. Die disziplinierte No-Go-Entscheidung ist eine der wertvollsten Fähigkeiten im Vergabemarkt.

Fazit: Die beste Entscheidung ist manchmal, nicht zu bieten

Der öffentliche IT-Markt bietet enorme Chancen für mittelständische IT-Dienstleister. Aber nicht jede Ausschreibung ist eine Chance — manche sind Fallen. Die Fähigkeit, aussichtslose Ausschreibungen frühzeitig zu erkennen und sich bewusst dagegen zu entscheiden, ist genauso wichtig wie die Fähigkeit, ein gutes Angebot zu schreiben.

Die 12 Red Flags in diesem Artikel sind kein akademisches Konzept. Sie basieren auf den realen Erfahrungen von IT-Dienstleistern, die gelernt haben — oft auf die teure Art —, welche Warnsignale ernst zu nehmen sind. Nutzen Sie diese Erfahrungen, bevor Sie Ihre eigenen machen müssen.

Bauen Sie die Red-Flag-Prüfung als festen Schritt in Ihren Angebotsprozess ein. Nutzen Sie die Quick-Check Checkliste, bevor Sie auch nur eine Stunde in die Angebotsbearbeitung investieren. Und wenn die Checkliste mehr Rot als Grün zeigt: Haben Sie den Mut, Nein zu sagen. Ihre Ressourcen sind begrenzt — setzen Sie sie dort ein, wo Sie eine realistische Chance haben.

---

Testen Sie Tendit 8 Wochen kostenlos — und verpassen Sie keine relevante Ausschreibung mehr. usetendit.com